Bezpieczeństwo dokumentów

Ochrona informacji biznesowych

Nowoczesne firmy przetwarzają mnóstwo informacji, ale często nie mają rzeczywistego wglądu w to, w jaki sposób są one tworzone, przechowywane, przesyłane i udostępniane. To nieuchronnie stwarza zagrożenia dla bezpieczeństwa, w tym ryzyko naruszenia danych, dostępu do niezabezpieczonych plików, błędów ludzkich i nieautoryzowanego dostępu do informacji.

Ponadto czasami środowisko wytwarzania dokumentów w organizacji umożliwia niepożądanym osobom dostęp do sieci firmowej, ponieważ drukarkii kopiarkisą często pomijane w procedurach bezpieczeństwa informatycznego. Jest to luka, którą aktywnie wykorzystuje wielu cyberprzestępców, a średni koszt związanego z drukiem naruszenia bezpieczeństwa danych w Europie sięga obecnie zawrotnej kwoty 825 tys. funtów*. Co więcej, taki atak może spowodować potężne i długotrwałe szkody dla reputacji firmy.

*Badanie „Print Security Landscape, 2020” przeprowadzone przez Quocirca

Man-pressing-lock-icon-on screen

Ochrona Twoich dokumentów

Skuteczny system zabezpieczenia dokumentów musi być istotną częścią strategii zarządzania dokumentami i drukiemw organizacji i powinien uwzględniać wszystkie sześć etapów cyklu życia dokumentu:

  • przechwytywanie – „wprowadzanie” informacji, niezależnie od tego, czy jest to skanowanie dokumentów papierowych, monitorowanie poczty e-mail, czy też tworzenie i zapisywanie dokumentów z aplikacji.
  • przechowywanie – przechowywanie dokumentów w papierowym, elektronicznym lub hybrydowym systemie plików.
  • zarządzanie – zarządzanie uprawnieniami dostępu użytkowników i śledzenie wersji, aby upewnić się, że użytkownicy pracują z najnowszymi dokumentami, a także ścieżki audytu, aby rejestrować każdą aktywność związaną z dokumentem.
  • przechowywanie – zapewnienie, że dokumenty są przechowywane przez wystarczający okres, a następnie bezpiecznie usuwane.
  • udostępnianie — umożliwia bezpieczne udostępnianie dokumentów innym użytkownikom lub partnerom biznesowym w najbardziej efektywny sposób.
  • integracja – umożliwia wymianę informacji między aplikacjami biznesowymi, takimi jak systemy księgowe lub ERP.
People-sat-around-desk-in-a-meeting

Chroń lepiej, rób więcej

Nasze rozwiązania i usługi zarządzania bezpieczeństwem dokumentów stanowią kluczową część naszych usług związanych z dokumentami i drukowaniem. Stanowią odpowiedź na wyzwania związane z bezpieczeństwem dokumentów biznesowych i sprzyjają wydajności dzięki wykorzystaniu intuicyjnych narzędzi przepływu pracy i automatyzacji.

Dostarczamy specjalistyczną wiedzę, wsparcie i narzędzia, które pomogą Ci opracować i zarządzać polityką bezpieczeństwa dokumentów oraz chronić poufne informacje przez cały cykl ich życia, niezależnie od tego, czy są przechwytywane, przechowywane, drukowane czy udostępniane. Ponadto nasze rozwiązania do bezpiecznego zarządzania dokumentami pomagają zachować zgodność z najnowszymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa, takimi jak RODO. Możemy też zarządzać tym wszystkim za Ciebie w ramach naszych usług zarządzania drukiem

Hands holding GDPR file in office

Korzyści z rozwiązań zabezpieczających dokumenty firmy Sharp

  • skuteczne zarządzanie dokumentami – Twoje pliki są przechowywane w ustrukturyzowanych i bezpiecznych repozytoriach danych w chmurze (dostępne są również lokalne instalacje na serwerze firmy).
  • dodatkowe  zabezpieczenia drukowania  – Twoje dokumenty są chronione za pomocą rozwiązań zarządzania środowiskiem druku, aby żadne poufne informacje nie pozostawały bez nadzoru na podajniku drukarki. Ponadto do drukowanych dokumentów można dodawać znaki wodne z datą i godziną wydruku oraz informacją o tym, kto je wydrukował.
  • zwiększone bezpieczeństwo dokumentów – tylko upoważnieni użytkownicy mogą skanować dokumenty; można wprowadzić kontrole, aby było wiadomo, do jakich miejsc docelowych dokumenty mogą być wysyłane. Dodatkowy poziom bezpieczeństwa można zapewnić poprzez dodanie haseł do dokumentów zeskanowanych do formatu PDF.
  • ulepszona kontrola dokumentów – w tle dokumentów można umieścić ukryty tekst i wzory. Podczas próby skopiowania dokumentu ukryty tekst stanie się widoczny, co pozwala łatwo odróżnić kopię od oryginału. Ukryte wzory mogą być nawet rozpoznawane przez kopiarkę Sharp, aby zapobiec kopiowaniu danego dokumentu.
Printer-office-people working at desks